4 geheimen van onboarding op afstand

Ziet de onboarding op afstand van jouw nieuwe medewerkers er hetzelfde uit als
vòòr corona? Is de kennismaking even snel via een videogesprek gedaan en

is alle informatie voor de eerste werkdag gewoon op de bus gedaan? Zonde, want juist op afstand is er meer nodig om nieuwe collega’s onderdeel te maken
en te laten voelen van de organisatie. Hoe doe je dit? We geven je een paar tips!

 

Het belang van onboarding op afstand


Onboarding op afstand is meer dan weten hoe je inlogt in het systeem of waar de lunchkamer is. Het gaat verder dan een introductie tot de werkplek. Het geeft werknemers een idee van de visie en missie van een organisatie en de cultuur binnen het bedrijf.
Effectieve onboarding geeft nieuwe werknemers een warm welkom. Integratie is belangrijk; als werknemers zich meer betrokken voelen bij een organisatie is de kans groter dat ze er langer blijven werken. En dat niet alleen: goede onboarding zorgt op den duur voor ambassadeurs onder je medewerkers, die mooie verhalen over jouw organisatie vertellen aan potentiële klanten én nieuwe collega’s.

Virtuele Vrij-mi-bo

Natuurlijk is het belangrijk dat de nieuwe werknemer op zijn of haar eerste werkdag alle benodigde werkmaterialen heeft. Test bijvoorbeeld ook of zoom werkt. Het goed regelen van dit soort zaken zorgt voor een fijne, professionele start.
Laat via videochat zien hoe het kantoor er uitziet. Stuur een welkomstpakket op met een aantal handige kantoorspullen of nodig de werknemer uit voor een virtuele vrij-mi-bo.
Zorg dat de werknemer zich betrokken voelt bij het bedrijf, ook al heeft hij of zij het kantoor nog nooit van binnen gezien.

Hiernaast kun je als werkgever natuurlijk iets extra’s doen; ontwikkel bijvoorbeeld een game of app waarbij de werknemer het bedrijf leert kennen. Mensen houden ervan om uitgedaagd te worden en leren beter door te doen.
Zo hebben wij voor het UMC Utrecht een onboarding employee experience voor leidinggevenden ontwikkeld: ‘Kunst van het Leidinggeven Toer’, waarin je je rol als leidinggevende, de kunstverzameling van het UMC, elkaar én jezelf beter leert kennen.

Creatieve introductie

cup of coffee near MacBook Pro
Hiernaast is het belangrijk de nieuwe werknemer voor te stellen aan het team waarin hij of zij gaat werken. Wees hierin creatief; bedenk een spel om elkaar te leren kennen of zorg voor een leuk filmpje waarin iedereen uit het team zich voorstelt. Plan een videogesprek in voor een virtuele game of koffiepauze. De thuiswerker voelt zich zo minder geïsoleerd en meer deel van het team.

Buddy

Onboarding op afstand

Simpel, maar effectief. Het ‘buddy-systeem’ waarin een nieuwe werknemer gekoppeld wordt aan een collega aan wie je vragen kunt stellen, werkt natuurlijk ook op afstand. Met een buddy creëer je een gevoel van vertrouwen en persoonlijk contact. Juist in de huidige situatie is dit van belang.

Help jouw nieuwe werknemer als manager ook met de omschakeling naar thuis werken. Wees betrokken. Check vooral de eerste paar weken hoe het gaat. Stuur een berichtje of plan een wekelijkse videochat in. Zorg dat de werknemer zich op zijn gemak voelt en niet bang is om vragen te stellen.

Vraag om feedback

Wat ook erg belangrijk is voor de effectiviteit van een onboarding op afstand, juist nu, is communicatie. Geef en vraag om feedback. Blijf nieuwe werknemers vragen om ideeën voor verbetering binnen de organisatie. Wat werkt er goed en wat minder? Zijn je verwachtingen waargemaakt en wat heb je nog nodig?

Wat er normaal besproken zou worden bij het koffiezetapparaat, moet nu online. Doe dit dus ook! Vraag om feedback aan je werknemers over de onboarding op afstand en blijf jezelf zo als bedrijf ontwikkelen.

 

Lees ook ons artikel ‘De 5 ultieme valkuilen van Onboarding’ voor meer informatie over onboarding.